Correzione bozze: trucchi con il trova/sostituisci

I trucchi per correggere le bozze con l’aiuto degli strumenti automatici vanno usati con molta consapevolezza, ma esistono.

Nel post precedente abbiamo descritto un caso di uso creativo della Ricerca completa di Acrobat, e vorremmo approfondire con altri esempi.

Oltre a verificare la correttezza di un testo, come sappiamo durante una correzione di bozze è in genere necessario compiere un numero talvolta corposo di controlli incrociati per garantire coerenza e uniformità.

Per molte di queste operazioni l’uso “standard” di strumenti come il Trova/sostituisci di Word, Acrobat, InCopy o di altri programmi paragonabili è sufficiente. Ci sono casi in cui vale invece la pena di inventare combinazioni un po’ più creative.

Abbiamo già fatto l’esempio della verifica di link e sitografia e ragionato sull’uso del medesimo tool per l’uniformazione delle bibliografie. 

Ci sono varie altre occasioni in cui non ci serve semplicemente trovare tutte le occorrenze di una parola, bensì usare i risultati di una ricerca per confrontare fra loro rimandi, contare elementi, controllare la numerazione di riferimenti sparsi, categorizzare simboli o voci bibliografiche…

Al di là del programma utilizzato, la creatività (e la disperazione) del correttore di bozze possono generare meccanismi utili basati sul concetto di isolare alcuni elementi dal resto del testo. Ecco qualche esempio tratto dalla nostra esperienza.

Contare le cose

Quante tabelle devo conteggiare in fattura?

Può servirci contare esattamente (per esempio per darne conto nella fattura) tutte le schede, le tabelle, le figure di una determinata pubblicazione.

Se questi elementi sono indicati in modo inequivocabile, una normale ricerca automatica ci dirà quanti sono.
Se però ci sono “contaminazioni” (per esempio, le tabelle sono indicate come “tab.” sia nelle didascalie che nel testo, rendendo impossibile distinguere le due cose) per ottenere un conteggio sicuro è meglio:

1. eseguire una ricerca con Acrobat;
2. esportare i risultati in Csv;
3. ripulire e ordinare alfabeticamente i risultati in modo da identificare i “doppioni” ed eliminarli, contando solo le occorrenze significative.

Per capire meglio come individuare i doppioni si veda sotto, al paragrafo Tabelle, figure, grafici.

Simboli grafici

Un altro caso ancora più maniacale? Poniamo che dobbiate identificare separatamente tutte le ricette (o gli hotel, o qualsiasi altra cosa) che abbiano una, due o tre “stelle” di difficoltà. Impossibile eseguire la ricerca per *, dato che trovereste tutti i casi in cui compaiono le stelle senza distinzione, e con molta confusione. In questo caso, potete:

1. copincollare il testo completo in Word (o creare una nuova copia del file Word);
2. sostituire progressivamente con il trova/sostituisci le tre stelle con una formula inventata (es. “***” > “xxxyy”), poi le due stelle con un’altra (“zzyy”) e la singola con una terza (“jyy”).

In questo modo sarà più facile poter poi ricercare singolarmente e contare, evidenziare, raggruppare solo le ricette a una, a due o a tre stelle, e la presenza delle y in tutte e tre le formule vi aiuterà a ritrovarle poi tutte insieme se necessario.

State lavorando su Word e non riuscite a esportare il comodo elenco delle occorrenze per ripulirlo dai casi che esulano dalle vostre necessità? Create un Pdf dal Word, usatelo come base per la ricerca, quindi esportate i risultati in Csv e da lì in Excel o Word.

Confrontare i riferimenti interni

Tabelle, figure, grafici

Facciamo un esempio pratico. Se avete a che fare con una bozza gigantesca piena di riferimenti interni e dovete controllare che ogni tabella sia annunciata nel testo secondo la corrispondenza (tab. 1) > Tabella 1, potete:

1. creare un doppione del file, o copincollarlo in un Word, possibilmente senza note né altri componenti confusivi: con il trova/sostituisci eliminate, per esempio, tutto ciò che ha font e/o corpo differente dal testo principale;
2. sostituire “(tab.” (e tutte le varianti erronee che vi vengono in mente) con “Tabella“;
3. a questo punto, trasformare il file Word in un formato Pdf;
4. eseguire la ricerca per “Tabella”;
5. esportare i risultati in Csv;
   
   
   
6. copiare l’ultima colonna del file Csv in un altro Word;
7. distinguere sia le occorrenze di Tabella che le cifre con un colore o un altro elemento di stile (poniamo, bold rosso; sostituire con il bold normalmente coinvolge anche il puntino interno alle cifre, il che è molto comodo nei casi di numerazioni del tipo “1.15”);
   
8. cancellare tutto il testo non bold;
   
9. ripulire (se necessario) da eventuali elementi estranei e mettere in ordine alfabetico ottenendo infine qualcosa di questo tipo:

I riferimenti mancanti o doppi (in questo caso, sembra che la tabella 1.2 abbia un riferimento interno di troppo) salteranno all’occhio immediatamente, e a quel punto potrete andarli a cercare nella bozza originale.

Lo stesso si può fare con figure, grafici, qualsiasi cosa che possieda un “gemello” da abbinare. Certamente il metodo è macchinoso, ma quando i riferimenti sono tanti e disomogenei il sistema delle “sostituzioni a catena” è davvero più sicuro dell’occhio umano.

Riferimenti bibliografici

Nel caso dei riferimenti bibliografici espressi fra parentesi quadre, di cui occorra confrontare la sequenza, bisogna ingegnarsi un po’.

Sperando che il testo non sia zeppo di parentesi quadre indipendenti dalla bibliografia, si può distinguere ogni quadra con (poniamo) un bold rosso, poi evidenziare ogni cifra con un bold verde, quindi eliminare tutto il testo che non è in bold, in modo che le cifre che non sono riferimenti bibliografici siano semplici da individuare e cancellare a mano.

A quel punto, mettere in ordine alfabetico i risultati svelerà se manca la corrispondenza per qualche riferimento, per esempio così:

[33]
[33]
[34]
[35]
[35]

A quel punto sarà sufficiente verificare e segnalare soltanto la voce numero 34, priva di gemella, anziché saltellare dal testo alla bibliografia per ogni voce, rischiando di perdere il filo e la vista.

A seconda dei gusti, questo genere di trucchi può apparire troppo macchinoso.

Se gestito con attenzione e intelligenza, e una dose di follia immaginativa, permette però di effettuare controlli sicuri, facili da conservare ed elaborare, ripetibili e condivisibili con colleghi e clienti, il che costituisce un enorme vantaggio soprattutto per lavori molto corposi e complessi. Le possibilità sono praticamente infinite e vi saremmo grati se voleste condividere con i lettori qualche meccanismo altrettanto bizzarro sperimentato da voi!

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