Correzione bozze con lo strumento Revisioni

Ecco un altro strumento spesso richiesto nel lavoro di correzione bozze, e non da tutti conosciuto: l’opzione Revisioni di Word.

Di frequente il cliente che ci commissiona una correzione bozze con inserimento delle modifiche direttamente nel documento word vuole avere la possibilità di controllare i nostri interventi ed, eventualmente, rivedere il lavoro a sua volta. Lo strumento Revisioni di Word consente proprio di svolgere questa operazione.

Come si usa lo strumento Revisioni di Word? (2023)

“Revisioni” è piuttosto semplice da utilizzare.

Si apre il documento Word al quale si desiderano applicare delle modifiche.

Dal menu “Revisione” si clicca sull’icona Revisioni, per attivare lo strumento.

Provate ora a cancellare una qualsiasi parola e scriverne un’altra al suo posto (per esempio, sostituendo “cane” con “pane”): se state lavorando con la visualizzazione “Bozza” vedrete che la parola cancellata apparirà in rosso, barrata, accanto alla parola nuova (così: canepane).

Se state lavorando con la visualizzazione “Layout di stampa” invece vedrete comparire una sorta di fumetto al margine destro della pagina recante il messaggio “ha eliminato: cane“. Scegliete voi quale delle due visualizzazioni fa al caso vostro.

Provate ora a scegliere un’altra parola, evidenziatela e mettetela in corsivo: se state lavorando con la visualizzazione “Layout di stampa” comparirà un altro fumetto con il messaggio “ha formattato: Tipo di carattere: Corsivo“. Se lavorate con la visualizzazione “Bozza” invece non noterete nessun avviso.

C’è un’altra funzione molto pratica, che è possibile utilizzare anche indipendentemente dall’attivazione dello strumento Revisioni ma vi si affianca con profitto: i commenti.
Dal menu “Revisioni” potrete appunto inserire un “Nuovo commento”, ovvero un fumetto simile ai precedenti, legato al punto del testo nel quale vi trovavate al momento del clic, nel quale potrete scrivere quello che vi interessa.

Il commento apparirà in questo modo:

Tornando alla barra delle Revisioni, come vedete c’è anche un pulsante “Opzioni revisioni”: esso vi consente di lasciare visibili o nascondere mentre lavorate tutti i tipi di modifiche fatte (inserimenti ed eliminazioni, formattazioni, commenti).

Se lavorate su un file già revisionato da altri, potete scegliere anche di visualizzare le revisioni di ciascun utente (“Revisori”), che appariranno contrassegnate da colori diversi.
Naturalmente, che voi le vediate o meno, le modifiche vengono comunque registrate e il destinatario del vostro file potrà a sua volta scegliere di visualizzarle o no.

Le revisioni e i commenti possono anche essere visualizzati in un box a lato della pagina, che si attiva cliccando sull’icona “Riquadro delle revisioni”.

Trucchi con le Revisioni di Word 

Attenzione: una volta che lo strumento Revisioni è attivo, esso registrerà qualunque modifica: se vi accorgete di esservi sbagliati e che “cane” era più corretto di “pane”, per impedire al cliente di accorgersi del vostro ripensamento potete “tornare indietro” con il pulsante “Annulla” (la freccia che punta a sx, per intenderci), oppure
– cliccare col destro sul testo della parola modificata, quindi selezionare “Rifiuta revisione”:

– posizionare il cursore nel punto della modifica, quindi selezionare “Rifiuta revisione” dalla barra in alto.

Se volete fare delle modifiche preliminari senza ingolfare il documento di fumetti, per esempio giustificare il testo, cambiare la font, togliere i doppi spazi, fatelo prima di attivare lo strumento.

Se volete ottenere una copia del documento priva di revisioni, il metodo più semplice è salvare il documento con un altro nome, quindi aprirlo: se le revisioni sono state conservate, aprite il menu a tendina del pulsante “Accetta” e cliccate su “Accetta tutte le revisioni e interrompi rilevamento”.

Tipica causa di ira selvaggia in ufficio è dimenticare un particolare importante: se si vuole stampare il documento senza che compaiano commenti e modifiche, nelle opzioni delle revisioni è necessario togliere la spunta a tutte le voci, da “Commenti” a “Formattazione”, prima di avviare la stampa.

Al momento di esportare un file Word in Pdf, allo stesso modo, sarà importante ricordare che l’esportazione deve avvenire con le revisioni e i commenti visibili, se desideriamo che appaiano nel Pdf, o nascosti, se desideriamo il testo “pulito”.

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